有时候，要整理的数据都是日常账目，看似有时间轴为主轴，但内容混乱。举个例子，这个栗子是基于时间轴的，但是城市是高度重复和杂乱的。如何才能更有规律的整理数据，更直观的展现统计内容？
在Excel表格中点击“开始-选项”，点击“高级”，在右边的下拉列表中找到“编辑自定义列表”项。
在单台机器上输入序列，并填写您想要的数据序列。我们要整理栗子中的“北京、上海、广州、深圳”四项，然后点击“添加”并确认。如果需要整理其他数据，可以在相应的地方输入自己的自定义列表。
回到Excel主界面，圈出要排序的数据行或列。这里，我们选择了B列，然后将选项卡切换到Data，然后单击Sort。
选择“按当前所选区域排序”后，在单元格B2中确认主键为“Place”，点击确定。
你看，目前表格的内容已经不再按照流水账记录来列示，而是按照我们刚刚定义的顺序排列自动列示。
好了，数据出来了，但我想知道如何统计涉密数据出现的频率和具体次数。不要告诉我你要一个一个手动数。数据少的话容易说，数据多的话就容易看到串号或者漏号。况且Excel在这里就是这么“智能”的表格工具，自己算会浪费时间。
此时，在所有数据之后创建一个列，比如“位置统计”，然后在该列的单元格中输入“北京、上海、广州、深圳”。
在此列之后，创建另一列，将其命名为“times”，并输入公式“=COUNTIF(B$2:B$19，C2)”(不带引号)。COUNTIF函数是统计Excel中一定范围内符合既定条件的单元格个数。具体来说，下面是对单元格B2到B19中与单元格C2一致的内容的计数。接下来按住Ctrl，点击D2单元格下拉，覆盖“沪、广、深”，这样其他单元格也可以根据这个公式统计每个地方的出现次数。
现在《时代》栏目已经分别统计了各个地方的出现次数，但是排名如何呢？这就需要用到另一个函数，RANK，就是找到某个数值在某个区域的排名。
在E列设置“Rank”，点击输入“=RANK。单元格E2中的AVG(D2 $ 2:$ 5.0)(无引号)。这是基于以前的“times”列的统计数据排名，该列计算了从D2到D5的单元格中的数据排名。同理，按住Ctrl，点击D2单元格下拉，覆盖E3到E5单元格，就可以统计所有的排名了。
教程最后，以上是让Excel整理数据更有规律的方法介绍。操作很简单。按照上面的步骤就可以了。希望能对你有所帮助！
