也许你已经在Excel中完成了上百张财务报表，也许你已经用Excel函数进行了上千次复杂的运算，也许你认为Excel仅此而已，甚至没有什么新意。但是平日里我们无数次重复的得心应手的使用方法，也只是Excel全部技能的百分之一。本题从Excel中一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。
首先，让不同类型的数据以不同的颜色显示
在工资表中，如果你希望工资总额大于等于2000元用红色显示，工资总额大于等于1500元用蓝色显示，工资总额低于1000元用棕色显示，其余用黑色显示，我们可以这样设置。
1.打开工资工作簿，选择工资总额列，执行格式条件格式命令，打开条件格式对话框。单击第二个框右侧的下拉按钮，选择“大于或等于”选项，并在下面的框中输入值“2000”。单击格式按钮打开单元格格式对话框，并将字体颜色设置为红色。
2.按“添加”按钮，按照上述操作设置其他条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。
3.设置完成后，按“确定”按钮。
看一下工资单。工资总额数据是按照你的要求用不同颜色显示的吗？
二、建立分类下拉列表填报项目
我们经常需要将企业名称输入到表格中。为了保持名称的一致性，我们使用“数据有效性”功能建立一个类别下拉列表来填写。
1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”)输入不同的栏目，建立企业名称数据库。
2.选择A列(“工业企业”名称所在的列)，在“名称”列输入“工业企业”字符，然后按“回车”确认。
模仿上述操作，将B列和C列分别命名为“商业企业”和“个体企业”3。切换到Sheet1，选择需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”页签中，点击“允许”右侧的下拉按钮，选择“顺序”选项，在下面的“来源”框中，输入工业企业、商业企业、个体企业的顺序.(所有元素用英文逗号分隔)，确认退出。
选择需要输入企业名称的列(如D列)，打开数据有效性对话框，选择系列选项，在来源框中输入公式：=间接(C1)，确认退出。
4.选择C列中的任意一个单元格(如C4)，点击右边的下拉按钮，选择对应的“企业类别”填入单元格。然后，选择D列中与该单元格对应的单元格(如D4)，点击下拉按钮，从相应类别的企业名称列表中选择所需的企业名称填入该单元格。
提示：以后打印报表时，如果不需要打印企业类别栏，可以选中它，单击鼠标右键，选择“隐藏”选项将其隐藏。
第三，建立“通用文档”的新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，并在其中添加常用工作簿文档，以便随时调用。
1.在工具栏的空白处单击鼠标右键，选择“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”选项卡中，选择“类别”下的新菜单项，然后将“命令”下的新菜单项拖到菜单栏中。
按“更改选择”按钮，并在弹出菜单的“名称”框中输入一个名称(如“常用文档”)。
2.选择类别下的一个选项(如插入)，选择右边命令下的一个选项(如超链接)，拖动到新菜单(常用文档)，像上面的操作一样命名(如工资表等。)建立第一个工作簿文档列表的名称。
重复上述操作，再添加几个文档列表名称。
3.在常用文档菜单中选择一个菜单项(如工资单等。)，点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“分配超链接打开”选项，打开分配超链接对话框。按“查找范围”右边的下拉按钮，导航到对应工作簿的文件夹(如“salary.xls”等。)，然后选择工作簿文档。
重复上述操作以超链接菜单项及其对应的工作簿文档。
4.以后需要在常用文档菜单中打开工作簿文档时，只需展开常用文档菜单，点击相应选项即可。
提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但这并不影响“插入”菜单中的“超链接”菜单项和“标准”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。
四。制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时，经常需要输入一些特殊的专业符号。为了方便输入，我们可以制作自己的“专业符号”工具栏。
1.执行“工具宏录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名？比如“富豪1号”？并将宏保存在个人宏工作簿中，然后单击“确定”开始记录。选择“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后在单元格中输入所需的特殊符号，然后单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏录制。
模仿上述操作，逐一记录其他特殊符号的输入“宏”。
2.打开“自定义”对话框，点击“工具栏”选项卡中的“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框。输入名称3354“职业符号”，确认后，工作区会出现一个工具栏。
切换到“命令”选项卡，选择“类别”下的“宏”，然后将“命令”下的“自定义按钮”项拖动到“专业符号”栏中(拖动任意数量的特殊符号按钮)。
3.选择其中一个“自定义按钮”，并以第二招的第一点命名。
4.右键单击一个命名按钮，在弹出的快捷菜单中选择“指定宏”打开“指定宏”对话框，选择相应的宏(如富豪1等。)，并确认退出。
重复此步骤，将按钮与相应的宏链接起来。
5.关闭“自定义”对话框，以后就可以像使用普通工具栏一样使用“专业符号”工具栏在单元格中快速输入专业符号了。
5.使用视图管理器保存多个打印页面。
一些工作表经常需要打印不同的区域。使用“视图管理器”。
1.打开需要打印的工作表，用鼠标拖拽不需要打印的行(或列)，选中后点击鼠标右键。在随后出现的快捷菜单中，选择“隐藏”选项来隐藏不需要打印的行(或列)。
2.执行“视图视图管理器”命令，打开视图管理器对话框，点击“添加”按钮，弹出“添加视图”对话框。输入名称(如“上次报告”)后，单击“确定”按钮。
3.显示隐藏的行(或列)，并重复上述操作以“添加”其他打印视图。
4.以后需要打印某个表单时，打开“视图管理器”，选择要打印的表单名称，点击“显示”按钮。工作表会根据预设界面立即显示。简单的设置排版，然后按工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。
第六，让数据按需排序。
如果要按部门对员工进行排序，这些部门名称的相关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办？您可以使用自定义序列进行排序。
1.执行“格式选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”页签，输入按部门排序的序列(如“组织、车队、一车间、二车间、三车间”等)。)在“输入顺序”下面的框中，点击“添加”和“确定”按钮退出。
2.选择“部门”列中的任意一个单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按下其中的下拉按钮，选择刚刚定义的序列，按两次“确定”按钮返回。所有数据将按要求排序。
七、完全隐藏数据。
有些工作表单元格的内容不想让访问者检查，所以必须隐藏。
1.选择需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式单元格”命令，打开单元格格式对话框，在“数字”选项卡上选择“类别”下的“自定义”选项，然后输入“；"(英文三个分号)。
2.再次切换到“保护”选项卡，选择“隐藏”选项，然后按“确定”按钮退出。
3.执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置密码，点击确定返回。
该设置后，上述单元格中的内容将不再显示，即使使用Excel的透明功能也无法显示。
提示：在“保护”选项卡下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“”。这将防止其他人删除您的隐藏数据。
八、让中英文输入法智能出现。
编辑表格时，有些单元格需要输入英文，有些单元格需要输入中文。反复切换输入法真的很不方便。为什么不设置成输入法可以智能调整？
选择需要输入汉字的单元格区域，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”选项卡，按下“模式”右侧的下拉按钮，选择“打开”选项，点击确定退出。
以后，选择需要输入中文的单元格区域的任意一个单元格，中文输入法(输入法列表中的第一个中文输入法)会自动打开，选择其他单元格，中文输入法会自动关闭。
九。让“自动更正”输入统一的文本。
你是否经常为输入一些固定文本而烦恼，比如《电脑报》？然后往下看。
1.执行“工具自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。
2.在“替换”下的框中输入“pcw”(可以是其他字符，“pcw”是小写)，在“替换为”下的框中输入“《电脑报》”，然后点击添加和确定按钮。
3.如果以后需要输入以上文字，只需输入“pcw”字符？这个时候可以忽略“pcw”的情况？然后再确认。
X.在Excel中自定义函数
Excel功能丰富，但并不能满足我们所有的需求。我们可以自定义一个函数来完成一些特定的操作。现在，让我们定义一个函数来计算梯形的面积：
1.执行“工具宏Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt F11”快捷键)打开Visual Basic编辑窗口。
2.在窗口中，执行“插入模块”菜单命令，插入一个新模块——模块1。
3.在右侧的“代码窗口”中输入以下代码：
函数V(a，b，h)V=h*(a b)/2End Function4。关闭窗口，自定义功能完成。
将来您可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
提示：通过上述方法定制的函数只能在对应的工作簿中使用。
XI。在页眉下画线
为工作表添加的背景在整个工作表下排成一行。只能排在表头下面吗？
1.执行“格式工作表背景”命令，打开工作表背景对话框，选择要作为背景的图片，按“插入”按钮，将图片衬在整张工作表下。
2.按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖动，同时选中这些单元格(区域)。
3.按下“格式”工具栏上“填充颜色”右边的下拉按钮，在随后的“调色板”中，选择“白色”。这样设置后，左边的单元格就有了图片的线条，而上述选中的单元格(区域)没有图片的线条(实际上图片被“白色”覆盖)。
提示？不支持打印内衬单元格下方的图片。
十二。用连字符""合并文本
如果要将多列内容合并成一列，不需要使用函数，用一个小连字符“”就可以了(这里假设B、C、D列合并成一列)。
1.在列D后插入两个空列(列E和F)，然后在单元格D1:=B1C1D1中输入公式。
2.再次选择单元格D1，用“填充柄”将上面的公式复制到D列下面的单元格，B、C、D列的内容将合并到e列对应的单元格中
3.选择E列，执行复制，然后选择F列，执行编辑选择性粘贴，打开选择性粘贴对话框，选择“值”选项，按确定将E列的内容(不是公式)复制到F列。
4.删除B、C、D和E列，完成合并。
提示：完成第1步和第2步后，合并效果已经实现，但如果此时删除B、C、D列，公式将会出错。因此，需要执行步骤3，将公式转换为常量“值”。
十三。学生记录
经常有朋友问“如何打印成绩栏”这个问题，很多人采用录制宏或者VBA的方法来实现，对于初学者来说比较难。为此，我在这里给出一个简单的方法，用函数来实现。
这里假设学生的成绩保存在Sheet1工作表的A1到G64区域，其中第一个行为标题和第二个行为学科名称。
1.切换到Sheet2工作表，选择单元格A1，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，“”，IF(0MOD？ROW()，3(=1，sheet1！a，INDEX(sheet1！$A:$G，INT((ROW()4)/3)1)，COLUMN())).
2.再次选中单元格A1，用“填充柄”将上述公式复制到单元格B1到G1；然后，同时选中单元格A1至G1，用“填充柄”将上述公式复制到单元格A2至G185。
至此，分数栏基本形成。这里有一个简单的装饰。
3.调整行高和列宽后，同时选择单元格区域A1到G2(第一个学生的成绩栏区域)，按格式工具栏边框右侧的下拉按钮，选择“全部边框”选项，为所选区域添加边框(如果不需要边框，可以跳过这一步及以下操作)。
4.同时选择单元格A1到G3，单击“标准”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，从A4拖动到G186单元格区域，给所有的乐谱条添加边框。
按“打印”按钮打印出结果栏。
十四。Excel帮助您选择函数
在使用函数处理数据时，我们往往不知道哪个函数合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮助你缩小范围，选择合适的函数。
执行“插入函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的框中输入要求(如“计数”)，然后点击“执行”按钮。系统会立即挑出与“计数”相关的功能，并显示在“选择功能”下方的列表框中。结合相关的帮助文件，可以快速确定需要的功能。
十五。同时查看不同工作表中多个单元格的数据有时，当我们编辑一个工作表(Sheet1)时，我们需要查看其他工作表(Sheet2，sheet3，)，可以利用Excel的“监控窗口”功能来实现。
执行“视图工具栏监视器窗口”命令，打开监视器窗口，单击“添加监视器”按钮，展开“添加监视器”对话框，用鼠标选择要查看的单元格，然后单击“添加”按钮。重复上述操作，添加其他“监控点”。
今后，无论您在哪个工作表中，都可以通过打开监控窗口查看所有被监控单元格中的数据和相关信息。
16.快速绘制单元格边框。
在Excel 2002之前，给单元格区域添加边框很麻烦。Excel 2002完全扩展了这一功能。
单击格式工具栏上边框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择绘制边框选项，或者执行视图工具栏边框命令展开边框工具栏。
单击工具栏最左边的下拉按钮，选择一种边框样式，然后在要添加边框的单元格区域拖动，这样就可以快速为相应的单元格区域绘制边框。
提示：如果你画错了边框，没关系。选择工具栏上的“擦除边框”按钮，然后将其拖动到错误的边框上，以清除错误的边框。如果需要绘制不同颜色的边框，可以按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在稍后弹出的调色板中选择所需颜色，然后绘制边框。该功能还可以在单元格中画对角线。
十七。控制特定单元格中输入文本的长度
你能想象当你在四位输入单元格中填入一个两位数的数字，或者你在文本输入单元格中输入一个数字，Excel能自动判断，即时分析并弹出警告吗？多好啊！Excel实现这个功能并不难。
例如，我们将光标放在登记了“年”的单元格中。为了输入统一和计算方便，我们希望“年”用四位数表示。所以，我们可以点击“数据”菜单中的“有效性”选项。在设置卡的“有效性条件”中，从“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在数据下拉菜单中选择等于，长度为4。同时，我们再到“错误警告”卡片，将“输入无效数据时显示的错误警告”设置为“停止”，填写“非法输入文字！”分别在“标题”和“错误消息”列中。以及“请输入一个四位数的年份。”文字。
很明显，当有人在这个单元格中输入一个四位数时，Excel会弹出警告对话框告诉你错误的原因，直到你输入正确的“样式”值后才能继续输入。很神奇，对吧？其实在Excel的“数据有效性”判断中，有很多特殊类型的数据格式可供选择，比如“文本类型”、“序列大小”、“时间距离”等。如果你有兴趣，何不自己做主，设计一个测试标准，让你的Excel展现出独特的光彩？
十八。分组填充多个表格的固定单元格。
我们知道，每次打开Excel，软件总是默认打开多个工作表。由此可见，Excel除了单个表格强大的处理能力外，更适合多个相互关联的表格协同工作。要协调关联，当然第一步是同步输入。因此，在很多情况下，需要同时在多个表格的同一个单元格中输入相同的内容。
那么如何分组编辑表格呢？首先，我们单击第一个工作表的标签名称“Sheet1”，然后按住Shift键单击最后一个表的标签名称“Sheet3”(如果我们要关联的表不在一起，我们可以按住Ctrl键单击)。此时，我们在Excel的标题栏中看到了“workgroup”字样，我们可以编辑工作组了。在需要一次输入多个表格内容的单元格里随便写点东西。我们发现“工作组”中的所有表格都在相同的位置显示了相应的内容。
但是，只有同步输入是不够的。比如需要改变多个表中相同位置的数据的格式怎么办？首先，我们要更改第一个表格的数据格式，然后单击“编辑”菜单上的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“到同一组工作表”。这时Excel会弹出“填充组工作表”的对话框。在这里，我们选择“格式”并单击“确定”来改变同一组中所有表格在该位置的数据格式。
十九。更改文本的大小写
在Excel中，对表格处理和数据操作提供最强支持的不是公式或数据库，而是函数。不要以为Excel里的函数只针对数字。事实上，Excel有特殊的功能可以编辑任何写入表格的内容。例如改变文本的大小写。
在Excel 2002中，至少有三个与文本大小写转换相关的函数。分别是：“=UPPER”，将所有文字转换成大写；"=LOWER "，将所有文本转换为小写；"=PROPER "，它将文本转换为" PROPER "大小写，例如将每个单词的第一个字母大写。例如，如果我们在表格的单元格A1中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，按enter后结果将是“EXCEL”。同样，如果我们在单元格A3中输入“伟伟先生”，然后在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么我们得到的结果将是“伟伟先生”。
第二十，提取字符串中的特定字符。
除了直接输入，从已有的单元格内容中提取特定字符绝对是一种省时省事的方法，尤其是对于一些类似的信息，比如员工名单，籍贯等等。
如果要快速提取A4单元格中的称谓，最好使用“=RIGHT”函数，即“从A4单元格最右边的字符中提取2个字符”并输入到这个位置。当然，如果要提取姓名，还得用“=LEFT”函数。另一种情况，不是从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要从A5单元格中提取单词“武汉”，只需要在目标单元格中输入“=mid (A5，4，2)”。含义：提取A5单元格中第4个字符后的两个字符，即第4个和第5个字。
二十一。把基数转换成序数。
将英语基数转换成序数是一个复杂的问题。因为它并没有一个很固定的模式：大部分数字在成为序数的时候都使用后缀“th”，但是大部分以“1”、“2”、“3”结尾的数字分别以“st”、“nd”、“rd”结尾。而且“11”、“12”、“13”这三个数字不同，但还是以“th”结尾。因此，实现起来似乎很复杂。其实只要理清思路，找到合适的函数，写个公式就能轻松换算。不信请看：“=A2IF(OR(VALUE(RIGHT(A2，2))={11，12，13})”“th ”, IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={ 1，2，3 }，CHOOSE(RIGHT(A2))虽然公式有一长串，但意思很明确：如果数字以“11”、“12”、“13”结尾，则加后缀“th”；如果第一个原则无效，检查最后一个数字，在“1”的末尾使用“st”，“2”的末尾使用“nd”，“3”的末尾使用“rd”；如果第一、第二原则无效，那么就用“th”。所以，基数和序数之间的转换是如此的容易和快捷。
二十二、用特殊符号完成数字。
和财务打过交道的人都知道，填表时有一个约定俗成的“安全填表法”，就是在金额里填空，或者在付款数据前面加一个“$”之类的符号。其实Excel中也有类似的输入法，就是“REPT”函数。其基本格式为“=REPT(“特殊符号”，填充位数)。
比如，我们想在A2单元格中的数字末尾用“#”填充16位数字，只需要把公式改成“=(A2Rept ("# "，16-LEN(A2)))”；如果我们想把单元格A3中的数字从左边的“#”填成16位，就得改成“=REPT ("# "，16-len(A3))A3”；另外，如果要用“#”从两边填写A4中的值，需要改成“=REPT ("# "，8-len(A4)/2)A4 REPT(" # ")8-len(A4)/2”；如果您不够专业，无法在单元格A5中的数字顶部添加“$”符号，请将其更改为：“=(TEXT(A5，“$ #，# # 0.00”(Rept(" # "，16-LEN(TEXT(A5，“$ #，# # 0.00)))
二十三。创建文本直方图
除了重复输入，“REPT”函数的另一个衍生应用是，它可以直接在工作表中创建一个由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，根据指定单元格中的计算结果，显示出不同的比较效果。
比如我们先做一个年度资产负债表，然后用E列作为柱状图中“预算内”月份的显示区域，G列作为柱状图中“超预算”月份的显示区域。然后根据表中已有结果“D列”的值，用“Wingdings”字体的“N”字符表示。具体步骤如下：
在单元格E3中写下公式“=IF(D30，rept ("n "，round (d3 * 100，0))”，并将填充柄拖至G14。我们可以看到已经显示了一个没有Excel图表功能的纯文本直方图，方便直观，简单明了。
二十四、计算单元格中的总字数。
有时，我们可能对一个单元格中的字符数感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了“替换”函数的虚拟计算外，还应该使用“修剪”函数删除空格。比如“几个字？”现在输入到单元格A1中。话，那么我们可以用下面的表达式来帮助：
"=IF(LEN(A1)=0，0，LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1)，", ") " 1)"
这个公式的含义是先用“替换”函数创建一个新的字符串，用“修剪”函数删除其中字符之间的空格，然后计算这个字符串与原字符串的位数差，从而得到“空格”的个数，最后将空格数加1，得到单元格中的字符个数。
二十五。关于欧元的转换
这是Excel 2002中的一个新工具。如果您在安装Excel 2002时选择了默认方法，您可能在“工具”菜单中找不到它。但是，我们可以首先从工具菜单中选择加载项，然后在弹出窗口中选中欧元工具选项。单击“确定”后，Excel 2002将自动安装。
之后，我们再次打开“工具”菜单，点击“欧元换算”，就会出现一个专门用于欧元与欧盟成员国货币之间换算的独立窗口。和Excel中的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币折算的“源区域”和“目标区域”，然后选择折算前后不同的货币。显示的是“100欧元”兑换成欧盟成员国其他货币的价格对比表。当然，为了让欧元的显示更加专业，我们也可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，让所有转换后的货币值都是欧元的样式。
