对于包含许多数据列的Excel工作表，用户通常希望只显示一些对他们有用的数据列，而隐藏不必要的数据列。同时，不同的用户往往需要显示不同的数据列。
比如一个学生的多科成绩单，语文老师可能只想看语文成绩，数学老师可能只想看数学成绩。但由于多科成绩汇总在一起，会给老师查看单科成绩带来不便。如果能够根据不同用户的需求，快速隐藏用户不需要的数据列，只留下用户需要的数据列，用户就可以很容易地专注于需要的数据。
只隐藏不必要的数据列。如果每个用户每次查看时都手动隐藏和取消隐藏数据列，那就太麻烦了。不过这个问题借助Excel的视图和宏就可以轻松解决了。下面以一个学生多科成绩单为例介绍具体的实现方法。
步骤1:创建用户视图
首先，在Excel中打开学生成绩工作表。首先，让我们设置中文视图，其中只显示中文分数。选择除学号、姓名、语言数据列以外的所有数据列，右键选择数据列标题，在弹出菜单中选择“隐藏”命令。
这样工作表里就只剩下语文成绩了。然后，单击视图-视图管理器命令进入视图管理器对话框。点击“添加”按钮，在“名称”框中输入“中文视图”，点击“确定”按钮返回，中文视图就创建好了。重复上述步骤创建其他所需的视图。
第二步：录制视图切换宏。
视图创建后，可以通过视图管理器进行切换，但是每次都这样做太繁琐了。因此，切换视图操作可以被记录为宏，以减少切换操作步骤。我们先录制宏来查看语言视图。点击工具-宏-录制新宏，在宏名中输入视图语言，点击确定开始录制宏。
然后，点击视图视图管理器进入视图管理器。在视图列表中选择“中文视图”并点击“显示”按钮。最后，单击“停止录制”按钮完成宏录制。这样，记录了用于查看语言视图的宏。重复上述步骤，依次录制其他需要的宏。
步骤3:创建一个视图切换按钮。
录制完宏后，我们还需要为这些宏创建一个工具栏和相应的命令按钮。否则不方便每次都用宏对话框运行宏。右键单击工具栏中的任意位置，并从弹出菜单中选择自定义。在打开的自定义对话框中，切换到工具栏选项卡，然后单击新建按钮。在工具栏名称框中输入“切换视图”，然后单击“确定”按钮。
此时，“切换视图”工具栏将出现在“自定义”对话框的一侧。这是我们刚刚创建的工具栏。然后，在“自定义”对话框中，切换到“命令”选项卡，在“类别”列表中选择一个宏，并将右侧“命令”列表中的“自定义”按钮拖放到“切换视图”工具栏。右键单击刚刚拖放的自定义命令按钮，在名称框中键入“查看语言”将其重命名，并选择“总是只使用单词”。
再次右键单击自定义命令按钮，选择“指定宏”命令，在弹出的对话框中选择“查看语言”宏，单击“确定”返回自定义对话框。重复上述步骤，为其他宏创建相应的命令按钮。最后的“切换视图”工具栏。
至此，整个工作完成。以后，当你想查看某一科目的成绩时，可以通过点击切换视图工具栏上相应的命令按钮，快速切换到只显示某一科目成绩的视图。利用这项技能，我们还可以帮助财务、工程和技术人员在大量数据中快速找到他们需要的数据。
