每学期结束时，老师需要给每个学生的家长发一份通知，内容包括学生的成绩、评语等。以前我们往往是手工填写或者打印，要繁琐的对学生成绩进行排名和录入，工作量非常大。其实可以利用Excel的一些功能和作用对学生成绩进行排名，实现批量打印通知书。这里以某校期末通知书的打印为例，介绍一下具体的实现方法。
整理分数和评语
通常，一份标准的家长通知一般需要包括学生的成绩和老师的评语。所以在打印通知之前，一定要把这些资料整理好，启动Excel2007，新建一个工作簿并命名，比如“打印2009年通知”，在里面新建一个工作表，命名为“学生成绩明细”。在这个表中，复制了每个学生的成绩。由于学生的成绩仍然需要汇总和排名，请在“总分”下的单元格I2中输入公式“=SUM(B2:H2)”，在“排名”下的单元格J2中输入公式“=' th RANK(I2，$I$2:$I$71)' first name '”，然后组合这两个公式
图1
此外，由于需要将教师的评论添加到通知中，因此创建了一个新的工作表，并将其命名为“教师的评论”。然后，将学生成绩明细中的学生列表复制到该表的A列中，然后在B列中输入教师对每个学生的评语(图2)。
图2
设计通知打印模板
虽然每个学校的家长通知格式可能不完全一样，但基本是一样的。创建一个新工作表，并将其命名为“批量打印通知”。然后在这个表格的A2:K24单元格区域，根据你学校的要求，输入家长通知的必要内容，如标题、开场白、年级表、意见表以及家长填写意见的位置(图3)。
图3
要实现批量打印，必须在该通知模板中增加一个通知序号选择单元格，以便在该单元格中通过不同的序号显示不同的上级通知。在单元格L3中输入“请输入序列号”，然后确定单元格M3为通知序列号选择单元格。同时为了自动引用以前学生成绩明细中每个学生的数据，输入公式“=OFFSET(学生成绩明细！$A$2，$ m $3 * 1-1，0)“”，输入公式“=VLOOKUP($A$12，学生成绩详情！$A$2:$K$60，2，0)”，并输入公式“=VLOOKUP($A$12，学生成绩明细！$ a $2: $ k $60，3，0)”等等，然后输入公式“=VLOOKUP($A$12，老师评论！$A$2:$B$71，2，0).这样，当在M3单元格中输入1时，通知模板中将显示第一个学生的家长通知，而当输入2时，将显示第二个学生的家长通知。
需要注意的是，这里使用了OFFSET、VLOOKUP等函数，用于根据单元格M3中的值自动引用学生成绩明细对应的学生姓名，并在成绩和评语中自动引用对应的学生成绩和评语，而公式“OFFSET(学生成绩！$A$2，$ m $3 * 1-1，0)“”中的$M$3*1基于不同数据之间的行数。如果有两行，可以修改为$M$3*2。
控制，高效率批量打印通知
在前面设计的通知模板的基础上，你可以使用控件对通知进行批量打印。在N2和N3分别输入开始序号和结束序号，用后面的单元格O2和O3作为批量打印通知的开始序号。然后，单击“开发工具”菜单，单击“控件”功能区中的“插入”选项，在弹出的控件列表中选择“ActiveX控件”中的命令按钮
然后，右键单击该按钮控件，在弹出的右键菜单中选择“属性”命令，在弹出的“属性”对话框中，将该按钮控件的Caption属性，即按钮标题改为“批量打印通知”。然后右键单击该按钮控件，选择“查看代码”命令，在弹出的VBA编辑窗口中输入如下批量打印命令：
私有子命令Button1_Click()
对于i=范围(' o2 ')到范围(' o3 ')
范围(' m3')=i
ActiveSheet。打印输出
然后
末端接头
输入完毕后，关闭VBA编辑框，点击控件功能区中的设计模式选项，退出设计模式，然后选择下一张通知书的打印区域，最后在O2和O3单元格中输入批量打印家长通知书的起始序号，如1 ~ 50，最后点击批量打印通知书按钮，立即打印出所需的50个学生的通知书。
以上批量打印仅用于通知打印。实际上，通过使用上述方法，稍加修改，也可以应用于其他批量打印工作领域，如打印标签、缴费通知单、成绩单等。通过这种方法，可以大大提高工作效率，降低工作失误的概率。
